Errores comunes en la toma de inventarios físicos (parte 1)
El día llego, todo el mundo anda acelerado, algunas cosas no están como quisieras, pero por fin arranco el inventarios físico, a partir de este momento te espera un va y ven de subidas y bajadas anímicas, al final del día (o de los días) podrás dejarte caer en tu silla y respirar profundo, otro inventario ha terminado (jajajaja eso esperas, la verdad es que en muchos de los casos apenas viene la ardua labor de conciliar diferencias)
¿Se te hace conocido el escenario anterior? Lamentablemente esta es la descripción súper resumida de un inventario físico y peor aún, a lo largo de nuestra experiencia profesional nos hemos topado con muchas empresas que su principal preocupación al planear su siguiente inventario se centra en disminuir el estrés que conlleva esta tarea, lo cual es un buen propósito, pero en muchas ocasiones, el inventario sigue siendo considerado como "un mal necesario" y se lleva a cabo sin ningún propósito real por parte de la empresa ¿no me crees? espero que esto no sea el caso de tu empresa. Toma un tiempo para reflexionar y respóndete estas preguntas básicas en la planeación de proyectos de una empresa aplicándolas al levantamiento de inventarios.
¿Cuánto presupuestas invertir en este proyecto?
Agrégale todos los costos, se pueden poner ponderados o aproximados siempre y cuando sean muy cercanos a los reales, considera todas las partidas horas hombre: Acomodadores, contadores, auditores, supervisores, montacarguistas, soporte de sistemas, etc., consumibles: impresos, gasolinas, comidas, extraordinarios: rentas, honorarios, etc. Incluye la preparación, el levantamiento, la conciliación, el ajuste en sistemas, etc.
¿Cuánto beneficio obtendrá la empresa de este proyecto?
Trata de ser objetivo y convertir en valores los beneficios posibles de este proyecto
¿Es rentable para la empresa invertir en este proyecto?
La fórmula es muy simple: Beneficio - Inversión debe ser mayor que cero.
El propósito de este escrito no es desanimar a las empresas de hacer inventarios (¡¡¡Nosotros somos una empresa especializada en proveer servicio de inventarios!!!), que por otro lado en muchos casos son obligatorios (¿mal necesario?), sino dedicar el tiempo necesario para convertir esta actividad en una actividad rentable para la compañía. A continuación señalaré algunos errores comunes de empresas en el tema de inventarios físicos.
Errores de Propósito
¿Para qué se hace el inventario físico en tu empresa?
Para disminuir perdidas por robo, deterioro u obsolescencia.
Esta es una de las respuestas comunes, sin embargo el inventario por sí mismo solo pone en evidencia la cuantía de estos problemas en un tiempo determinado, no es una solución, estos problemas tienen que ver más con clima de trabajo y procedimientos de operación, debes primero adecuar estos para erradicar el problema, y entonces el inventario físico mostrara la eficacia de los cambios implementados, al mismo tiempo al efectuar tu inventario podrás enfocarte en recaba información que te permita mejorar continuamente los aspectos necesarios para evitarlos. Cuando haces un inventario, normalmente tendrás a un grupo de personas haciendo un recorrido por todos los almacenes de la empresa, y viendo a detalle los equipos de manejo de materiales, de almacenaje, la distribución o lay out, si puedes conjuntar la información a este respecto tendrás datos muy valiosos para la toma de decisiones: mantenimiento, mejora, cambio que permitan elevar la productividad y eficacia de tus operaciones.
Para cumplir con disposiciones específicas.
Para mantener una certificación o cumplir con el fisco, o porque así lo establece los procedimientos establecidos por la administración, es decir lo hacemos porque así lo hemos hecho siempre ¿cuál es el beneficio entonces? es mejor preguntar ¿cómo puedo obtener un beneficio de esta actividad? ¿Cómo puedo mejorar los procedimientos? ¿Cómo puedo disminuir los costos involucrados? ¿Se pueden espaciar más? ¿Se puede reducir el personal involucrado? No esperes mejorar los resultados si siempre haces las cosas de la misma manera, hay que dar oportunidad a la mejora y la creatividad, esto es a cambiar los paradigmas de actuación.
Tengo un desorden y las existencias físicas no concuerdan nunca con el teórico en sistemas.
¿tienes el personal suficiente, capacitado y adecuado a cargo del registro en sistemas de entradas y salidas de mercancía? no aceptes como algo normal que siempre haya discrepancias entre tus existencia y los registros de sistemas, este es un problema que afecta profundamente la operación de tu empresa, afecta tus ventas (Lentitud en surtir, negar producto en existencias) compras (hacer compras innecesarias, hacer compras de urgencia a precios no competitivos, sobre inventariar) contabilidad (estados de resultados falseados por no tener el valor real de tus inventarios) finanzas (perdidas por obsolescencia de materiales) y la lista sigue. Si el levantamiento de un inventario físico en un proceso oneroso y difícil a la hora de pedir o registra los datos en sistema considera si el problema consiste en sistemas (Software, hardware, personal) no adecuados para tu giro y tamaño de empresa.
¿Cuáles pueden ser algunos propósitos logrables durante un proyecto de inventario?
Puedes, además de tener el dato de cuanto y de que materiales tienes en existencia, aprovechar el "recorrido del inventario" para:
Acomodar las mercancías
Detectar y corregir problemas de identificación
Detectar y mejorar condiciones del almacén (iluminación, mantenimiento a racks, silos, etc.)
Descacharrar (Tomar decisiones respecto de materiales y mercancías dañadas u obsoletas)
Limpieza (¿cuánto polvo tienen tus artículos?)
Mejora de sistemas (¿se puede mejorar el equipamiento o procedimientos de sistemas?)
Espero que este artículo te sea de utilidad, más adelante publicaré otros artículos acerca de problemas comunes a la hora de realizar un inventario físico.
