¿Porqué es necesario controlar el Activo Fijo?
El tema del control de Activo Fijo es uno de los puntos cruciales de una empresa de cualquier tamaño, sin embargo en Latinoamerica este aspecto del negocio es uno de los menos desarrollados y en muchas ocaiones completamente ignorado aún por compañias de gran tamaño.
Considerado por muchos como "mal necesario" normalmente no se le dedican los recursos adecuados y su seguimiento se delega como una tarea extra a personal que, en la mayoria de los casos, tiene asignadas cargas de trabajo que limita su desempeño en esta área.
¿Porqué controlarlos? Entre otros aspectos la correcta catalogación, enumeración y valuación de activos fijos es importante en la vida de un negocio para:
Determinar la rentabilidad de negocio: Es obvio que si la inversion en Activos fijos (inmuebles, equipo de transporte, maquinaria y equipo de operación, mobiliario, sistemas, etc.) no se conoce (incluyendo su valor de reposición, valor contable, vida util remanente, etc.) los reportes de resultados podrian jugarnos la mala pasada de hacernos creer que el negocio es mas rentable )y en algunos casos menos) de lo que en realidad es ¿como podemos saber si realmente una empresa esta obteniendo ganancias por encima de la tasa financiera o inflación si ni siquiera sabemos cuanto tenemos invertido en sus activos? Por otro lado ¿Cómo sabemos si podremos afrontar los requerimiento de inversion a futuro en activos si no sabemos el costo de reposicion o la vida util remanente de nuestros activos?
Mantenimieto: Los activos requieren de un seguimiento controlado para realizar en ellos actividades de mantenimiento a fin de conservarlos en optimas condiciones para lograr su proposito y mejorando la calidad de los procesos y operaciones de un negocio. Existen excelentes sistemas para apoyar en programas de mantenimiento a las empresas pero la base es tener perfectamente catalogado, categorizado, ubicados e identificados los activos.
Polizas de seguros: A fin de garantizar la continuidad de una empresa ante eventos impredecibles las empresas, cada vez más, se apoyan en los servicios de aseguradoras para enfrentar este tipo de riesgos, en algunos casos es de hecho un requisito por parte de clientes a fin de otorgar pedidos a una empresa que esta este asegurada contra diferentes tipos de eventualidades y en la medida que se crean vinculos comerciales mas profundos entre compañias esta tendencia seguira en aumento, pues bien, para poder asegurar los activos de una empresa las aseguradoras requieren el listado completo y detallado de los bienes a asegurar asi como los valores a considerar, esto se hace muco mas patente a la hora de tener que hacer eefctiva una poliza debdo a un incidente en la misma.
Contabilidad: Siendo especificos, no es posible presentar estado contables reales de una empresa si no sabemos que y cuanto se tiene en activos fijos, ademas, es necesario asentar periodicamente (la mayoria de las empresas lo tiene que hacer mensualmente) la poiza de depreciación de los mismos.
Robo, perdida o deterioro: Esta, es quiza la razón más obvia, aunque personalmente no creo que la más importante, que surge en las empresas para considerar el llevar un control de activos que le permita ubicar la localización, y en muchos casos el personal asignado, de los activos que permita evitar el maltrato de los mismo o su perdida.
