Guía para invertir en tecnología para control de almacenes (2/2)
En esta segunda entrega te comparto otros cinco consejos a seguir a la hora de planear una inversion en tecnologia:
6. IDENTIFICA CLARAMENTE LOS BENEFICIOS ANTES
En muchas ocasiones me he topado con el hecho de quien compra, y también quien vende, no tiene claro los beneficios reales del uso y aplicación tecnológica en una empresa, Es muy importante que la hacer una evaluación de inversión determines que beneficios se logran para la empresa, establecer cuales son económicos (reducción de costos, aumento de ventas) y cuales son cualitativos (mejora de calidad, mejora de imagen institucional, calidad de información) y como repercutirán estos últimos en los primeros (reducir el tiempo de atención a quejas aumenta la retención de clientes, etc.), también debes tener claros cuales son los indicadores y métricos que utilizaras para demostrar el beneficio del proyecto. (tiempo que toma levantar un inventario antes 8:00 horas x 20 personas después: 3 horas 2 personas, promedio de ventas a clientes de 8.5 a 9.17, reducción de inversión en inventario de 2M a 1.3M logrando reducir las no existencias de 5% a 1.8% de solicitudes, etc.)
Si no puedes establecer los índices, métricos y el plazo al cual se lograran los beneficios ANTES de hacer la inversión, no podrás dar un seguimiento DESPUES.
7. TRATA DE CONTACTAR EMPRESAS QUE HAYAN HECHO IMPLEMENTACION DE TECNOLOGIA SIMILAR
Muchas empresas tienen la idea de que la información es secreta, basados en este prejuicio no creen posible que otra empresa esté dispuesta a brindarte información respecto a sus inversiones en tecnología, si bien es cierto que hay información muy delicada (patentes, procedimientos de producción claves, etc.) casi ninguna empresa en la que he tenido la oportunidad de colaborar tiene esta actitud respecto de si mismos y están dispuestos y gustosos de compartir su experiencia en áreas de tecnología para enriquecer a otros. Temas como: Redes de comunicaciones, tecnología biométrica, código de barras y auto ID, etc. Son tan públicos que difícilmente alguien se negara a brindarte algún tiempo para platicarte su experiencia y créeme, es muy valioso tener referencias de una marca, tipo, proveedor, etc., a la hora de hacer una inversión, te darán información específica de proyectos que ya están en funcionamiento, fallas más comunes, porque eligieron una marca frente a otra, calidad de servicio de proveedor y garantías, etc.
Un buen proveedor de tecnología estaría muy gustoso de contactarte con algunos de sus clientes, sobre todo, con aquellos que la aplicación de la tecnología que tu prospectas haya constituido un caso de éxito.
8. ACLARA PERFECTAMENTE TODOS LOS COSTOS REQUERIDOS
Parece mentira pero algunas tecnologías muy avanzadas parecieran tener un concepto de “personalización” tan amplio que venden los componentes que integran dicha tecnología por separado, por ejemplo cuando compras una terminal móvil para control de inventarios debes asegurarte que están contemplados los costos de: la terminal, las baterías, los medios de conexión (Cables, cunas, etc.) las aplicaciones que requieras (licencias de software) y/o el software de desarrollo. Aunado a lo anterior debes saber el tiempo de vida útil que se espera de este tipo de equipos pues este puede implicar inversiones recurrentes (actualizaciones de software, baterías extras, etc.) Así como cualquier otro cargo cíclico (pólizas anuales o mensuales de servicio y /o mantenimiento, seguros, etc.) que puedan ser indispensables para hacer validas garantías o simplemente para hacer uso de esta tecnología.
9. HAZ UN CONTRATO DE COMPRA DETALLADO
En muchas ocasiones se deja al departamento de compras que finalice el procedimiento de adquisición de tecnología, después de todo ellos son los expertos en tratar con proveedores, ¿verdad?, sin embargo en tecnología esto no siempre es así, muchas inversiones se han hecho mediante una simple orden de compra en donde se estipulan los aspectos comerciales de la transacción pero esto no es suficiente. Un buen proveedor de tecnología normalmente ya tiene elaborados contratos específicos de inversión (imagina algo parecido al contrato de un servicio de internet) de no ser así, y dependiendo del importe a invertir se debe desarrollar un contrato preciso y claro de los compromisos por ambas partes que cubran los siguientes aspectos como mínimo:
Productos: Tipo, modelo, cantidad, especificaciones técnicas, cantidad y costo
Tiempos: de entrega, de configuración, puesta a punto, implementación, capacitación, soporte, etc.
Garantías: quien, como, cuando y donde se hacen validas
Responsabilidades: Derechos de uso, cumplimiento de normas legales, riesgos, etc.
En inversiones de mayor cuantía se pueden especificar incluso penalizaciones.
10. ELIGE PROVEEDORES LOCALES DE PREFERENCIA
Si después de analizar todos los aspectos tienes varias opciones a elegir a la hora de elegir al proveedor considera fuertemente el hecho de elegir un proveedor local (es decir el más cercano) no se trata solo de menores tiempo de presencia física de su personal en caso de requerirse, sino también del beneficio de la cultura empresarial, mientras más lejos están de ti tus proveedores tendrán por lo general un concepto cultural de negocio más diverso al tuyo, en teoría una empresa de tu propia ciudad comprende cómo se hacen los negocios en ella, sabe que problemas enfrentas y tiene una idea más clara de cómo esperas lograr tus metas y objetivos y eso facilitara mucho más la implementación de tecnología.
Muchas gracias por haberme permitido compartirte algunas de mis experiencias espero te sean de utilidad.
